Manche Unterlagen kommen immer wieder herein und werden immer wieder nach denselben Kriterien bewertet: Lieferantenangebote, Vertragsverlängerungen, Nachweise, Zertifikate. Jedes Mal sucht jemand dieselben Angaben zusammen, vergleicht sie mit denselben Vorgaben und schreibt dasselbe Ergebnis auf. Genau dieser Teil lässt sich als Prüfstrecke bauen, also als automatisierte Dokumentenprüfung entlang eurer eigenen Regeln. Was am Ende herauskommt, ist eine Entscheidungsvorlage mit Fundstellen und offenen Punkten. Die Entscheidung selbst trifft weiterhin ein Mensch.
Ein Chatbot beantwortet Fragen zu einem Dokument. Das ist nützlich, wenn du etwas nachschlagen willst. Für eine wiederkehrende Prüfung reicht es nicht, weil jede Antwort neu formuliert wird und niemand hinterher nachvollziehen kann, welche Angabe woher stammt.
Eine Prüfstrecke trennt vier Dinge, die im Gespräch mit einem Chatbot vermischt sind: das Erkennen des Dokuments, das Auslesen der Angaben, das Prüfen gegen feste Regeln und das Formulieren des Ergebnisses. Jede ausgelesene Angabe behält ihre Fundstelle im Dokument. Jede Abweichung lässt sich auf die Regel zurückführen, die sie ausgelöst hat.
Geprüft wird gegen eure eigenen fachlichen Kriterien. Das ist etwas anderes als eine Prüfung auf Echtheit oder Manipulation, etwas anderes als eine Identitätsprüfung und etwas anderes als eine Revisionsprüfung gegen externe Vorschriften. Hier entscheidet, was in eurem Betrieb als vollständig, plausibel und zulässig gilt.
Ein Blick auf einen typischen Ablauf. Je nach Dokumentart und angebundenen Systemen sieht die Kette bei euch anders aus, das Prinzip bleibt gleich: erst erkennen, dann auslesen, dann vergleichbar machen, dann bewerten. Was unklar bleibt, wird als unklar ausgewiesen und nicht geraten.
Aus einem bestimmten Postfach, einem freigegebenen Ordner oder einem Formular. Welche Quellen dazugehören, wird vorher festgelegt, damit nicht beliebige Dateien in die Verarbeitung geraten.
Angebot, Vertrag, Nachweis, Rechnung oder Datenblatt. Erst wenn der Typ feststeht, greifen die passenden Felder und Regeln. Genauso wichtig ist die Version: ein überholtes Angebot darf keine aktuelle Vorlage erzeugen.
Nicht nur Preise. Auch Laufzeiten, Fristen, Kündigungsbedingungen, Leistungsbestandteile, Ausschlüsse, Gültigkeitsdaten und Aussteller. Welche Felder je Dokumenttyp gebraucht werden, steht vorher fest.
Netto oder brutto, monatlich oder jährlich, Stückpreis oder Gesamtpreis, gültig ab Datum oder ab Leistungsbeginn. Solange das nicht angeglichen ist, lässt sich nichts sinnvoll vergleichen. Im selben Schritt wird sichtbar, was schlicht fehlt.
Die Kriterien kommen von euch und bilden ab, wie heute entschieden wird. Geprüft wird nicht auf gut oder schlecht, sondern eingeordnet: erfüllt, verletzt ein Ausschlusskriterium, verhandelbar, oder nicht prüfbar wegen fehlender Angabe.
Manches, was für die Entscheidung zählt, steht nicht im Dokument: die bisherige Zusammenarbeit, frühere Konditionen, offene Vorgänge. Diese Angaben kommen aus vorher freigegebenen Quellen und bleiben sichtbar vom Dokumentinhalt getrennt.
Aus den vorherigen Schritten kommen viele einzelne Befunde. Hier werden sie zusammengeführt und nach zwei Dingen sortiert: wie verlässlich die Angabe erkannt wurde und wie stark sie die Entscheidung beeinflusst. Sind mehrere Wege möglich, werden sie nebeneinandergestellt.
Ein Ergebnis je Vorgang mit ausgelesenen Angaben, Fundstellen, Abweichungen und offenen Punkten. Was danach entschieden wird, wird zurück in den Vorgang geschrieben. Ausnahmen, die immer wieder gleich entschieden werden, zeigen, wo eine Regel fehlt.
Ein erfundenes Lieferantenangebot, geprüft gegen erfundene Kriterien. Kein Kundendokument, sondern ein Muster, damit erkennbar ist, was am Ende auf dem Tisch liegt. Wichtig ist weniger der Inhalt als die Struktur: jede Angabe mit Herkunft, jede Abweichung mit Grund, jeder offene Punkt als konkrete Frage.
Vorgang 2026-0412 · Angebot · Version 2 · ersetzt Version 1 vom Vormonat
| Angabe | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Leistungsumfang | Wartung, 2 Einsätze pro Jahr | Dokument, Seite 1 |
| Preislogik | Pauschale je Jahr, netto | Dokument, Seite 2 |
| Laufzeit | 24 Monate ab Leistungsbeginn | Dokument, Seite 2 |
| Kündigungsfrist | 3 Monate zum Laufzeitende | Dokument, Seite 3 |
| Reaktionszeit | nicht angegeben | Pflichtfeld, fehlt |
| Bisherige Zusammenarbeit | zwei abgeschlossene Vorgänge | eigenes System, Stand heute |
Abweichungen von euren Kriterien
Offene Punkte, als Rückfrage formuliert
Verlässlichkeit der Erkennung
Preis, Laufzeit und Leistungsumfang stammen aus klar beschrifteten Feldern. Die Kündigungsfrist steht im Fließtext und wurde daher zur Kontrolle markiert, obwohl sie eindeutig wirkt.
Auffällig ist, was hier nicht steht: keine Empfehlung anzunehmen oder abzulehnen. Die Vorlage sagt, was drinsteht, was fehlt und was von euren Vorgaben abweicht. Was daraus folgt, entscheidet die Person, die den Lieferanten kennt.
Der häufigste Fehler bei Dokumenten und KI ist, beides in einem Rutsch zu erledigen: Dokument rein, fertige Einschätzung raus. Das liest sich gut und ist im Nachhinein nicht überprüfbar, weil niemand mehr trennen kann, ob eine Zahl im Dokument stand oder beim Formulieren entstanden ist.
Deshalb übernimmt jede Stufe genau eine Aufgabe. Zahlen und Fristen werden strukturiert aus dem Dokument übernommen und behalten ihre Fundstelle. Danach werden sie umgerechnet und verglichen. Erst am Ende wird formuliert, und zwar nur auf Grundlage dessen, was vorher festgehalten wurde. Fehler verschwinden dadurch nicht, aber sie werden auffindbar: Eine falsche Zahl lässt sich zur Seite im Dokument zurückverfolgen, eine falsche Einordnung zur Regel, die sie ausgelöst hat.
Dieselbe Trennung gilt für die Quellen. Was im Dokument steht und was aus euren Systemen dazukommt, bleibt im Ergebnis unterscheidbar. Sonst wirkt eine Vorlage einheitlicher und sicherer, als die Grundlage es hergibt.
Nicht jede Dokumentenarbeit eignet sich dafür. Je mehr dieser Punkte zutreffen, desto eher trägt eine Prüfstrecke.
Dasselbe Prinzip wie bei der generellen Automatisierung: mit dem Dokumenttyp anfangen, der am meisten Zeit frisst, und erst erweitern, wenn er im Alltag läuft.
Das Prinzip dahinter: Abläufe verketten, beim nervigsten Schritt anfangen, Ausnahmen sichtbar machen.
Wenn Unterlagen nicht geprüft, sondern durchsucht werden sollen, ist das die andere Hälfte der Aufgabe.
Fünf Stufen, ein Ablauf, ein paar Fragen. Zeigt, welcher Schritt bei euch als Nächstes dran ist.
Nein. Die Prüfstrecke bereitet die Entscheidung vor: Sie liest die Angaben aus, vergleicht sie mit euren Kriterien und markiert, was abweicht oder fehlt. Die Entscheidung trifft ein Mensch. Auch ein klarer Ausschluss wird als Ausschluss markiert und nicht stillschweigend aussortiert, damit nachvollziehbar bleibt, warum ein Vorgang nicht weiterlief.
Unterlagen, die regelmäßig hereinkommen und immer wieder nach denselben Kriterien bewertet werden. Typisch sind Lieferantenangebote, Vertragsverlängerungen, Nachweise und Zertifikate. Vorgänge, die individuell rechtlich bewertet werden, eignen sich nicht, weil es dort keine wiederkehrenden Prüfkriterien gibt.
Von euch. Die Kriterien bilden ab, wie bei euch heute entschieden wird, und werden vor dem Bau schriftlich festgehalten. Mitware baut die Strecke, die diese Kriterien anwendet, legt sie aber nicht fachlich fest. Ändert sich eine Regel, wird sie an einer Stelle geändert und gilt ab dann für alle Vorgänge.
Fehlende Pflichtangaben werden als fehlend ausgewiesen und nicht mit Annahmen aufgefüllt. Davon getrennt sind Kontextdaten, die gar nicht im Dokument stehen müssen, etwa Angaben aus eurem eigenen System. Die werden separat ergänzt und mit Quelle gekennzeichnet, damit im Ergebnis erkennbar bleibt, was aus dem Dokument stammt und was nicht.
Ein Dokument, das nicht zuverlässig gelesen werden kann, wird als Klärfall markiert. Dasselbe gilt, wenn der Dokumenttyp nicht eindeutig ist, etwa bei Mischformen aus Angebot und Datenblatt. Geraten wird in beiden Fällen nicht.
Welche Verarbeitungswege infrage kommen, wird vor dem Bau geklärt und schriftlich festgehalten, einschließlich Speicherort, Zugriff und Löschung. Angebote und Verträge sind häufig vertraulich, deshalb gehört diese Frage an den Anfang des Projekts und nicht ans Ende.
Nein. Die Prüfstrecke liest Angaben aus und vergleicht sie mit euren fachlichen Kriterien. Ob ein Dokument echt ist, ob es nachträglich verändert wurde oder ob eine Identität stimmt, sind eigene Verfahren mit eigenen Anforderungen. Wer das braucht, braucht dafür eine andere Lösung als diese.
Wir schauen uns kostenlos einen wiederkehrenden Vorgang an: welche Angaben jedes Mal gesucht werden, welche Kriterien dahinterstehen und ob sich daraus eine Prüfstrecke bauen lässt.
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