Fünf Fragen zu einem konkreten Ablauf aus eurem Betrieb. Das Ergebnis zeigt, wie weit dieser Ablauf heute entwickelt ist und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Wählt vorher einen konkreten Ablauf. Zum Beispiel Angebote schreiben, Rechnungen vorbereiten, Anfragen beantworten, Bestellungen abwickeln oder Bewerbungen sichten. Wählt einen einzelnen Vorgang, der regelmäßig vorkommt.
Der Check bewertet diesen einen Ablauf, nicht das gesamte Unternehmen. Buchhaltung, Vertrieb oder Kundenservice können unterschiedlich weit entwickelt sein. Deshalb betrachten wir jeden Prozess für sich.
Antwortet mit Ja, wenn die jeweilige Aussage heute regelmäßig im laufenden Betrieb zutrifft. Entscheidend ist der tatsächliche Ablauf, nicht ein Test oder eine geplante Umsetzung.
Eine Person nutzt KI für einzelne Aufgaben. Was herauskommt, hängt an ihr und an ihrer Tagesform.
Woran ihr es erkennt: Fällt diese Person aus, fällt der Ablauf zurück auf Handarbeit.Der Ablauf ist beschrieben statt jedes Mal frei formuliert. Vorlage, Kontext und Prüfkriterien liegen fest, deshalb ist das Ergebnis nicht mehr Zufall.
Woran ihr es erkennt: Der Ablauf ist beschrieben, sodass auch andere Personen im Team damit arbeiten können.Die KI arbeitet mit euren eigenen Daten aus freigegebenen Quellen, nicht mit dem, was jemand ins Eingabefeld kopiert. Wichtiger als der Zugriff selbst ist die Abgrenzung: Welche Daten gehören dazu und welche ausdrücklich nicht.
Woran ihr es erkennt: Für diesen Ablauf ist geklärt, woher die Daten kommen und welche außen vor bleiben.KI übernimmt einen festen Schritt im Ablauf, einen Entwurf, eine Prüfung oder eine Einordnung. Der Rest läuft nach einem Auslöser durch, Ausnahmen gehen mit konkretem Grund an einen Menschen.
Woran ihr es erkennt: Der Ablauf läuft ohne Nachfassen weiter, und es ist definiert, wann die KI nicht allein weitermacht.Der Ablauf hat Verantwortliche, feste Qualitätskriterien und einen Rhythmus, in dem angepasst wird. Vorlagen, Datenanbindungen und Automationen altern, sobald sich Prozesse oder Werkzeuge ändern. Diese Stufe ist der Unterschied zwischen einem Ablauf, der läuft, und einem, der auch in einem Jahr noch läuft.
Woran ihr es erkennt: Es ist klar, wer betreut, woran ein gutes Ergebnis erkennbar ist und wann nachgezogen wird.Die Stufen bauen aufeinander auf, aber übersprungen wird trotzdem ständig. Ein Ablauf hängt am CRM, ohne dass jemand festgelegt hat, wie ein brauchbares Ergebnis aussieht. Eine Kette läuft automatisch durch, während daneben derselbe Vorgang von Hand erledigt wird, weil niemand ihn beschrieben hat.
Deshalb gibt der Check zwei Werte aus. Das stärkste Signal zeigt, wie weit ihr an der weitesten Stelle seid. Der Engpass ist die tiefste Stufe, die darunter noch offen ist. In der Regel bringt das Schließen dieser Lücke mehr als der nächste Schritt nach oben, weil alles darüber sonst auf einer Stelle steht, die nicht trägt.
Wir bewerten jeden Ablauf separat, weil verschiedene Prozesse im selben Unternehmen unterschiedlich weit entwickelt sein können. Die Auftragsabwicklung kann automatisiert laufen, während im Vertrieb jemand einzelne Texte in ein KI-Tool tippt. So wird sichtbar, welcher nächste Schritt für den konkret geprüften Ablauf sinnvoll ist.
Nur wenn KI darin einen eigenen Schritt übernimmt, also einen Entwurf, eine Prüfung oder eine Einordnung. Viele Ketten laufen über feste Regeln, Makros oder Schnittstellen vollständig automatisch, ohne dass KI beteiligt ist. Das ist solide Automatisierung, aber der Check misst an dieser Stelle etwas anderes.
Ja, und genau das passiert häufig. Ein Ablauf kann an ein CRM angebunden sein, ohne dass jemand festgelegt hat, wie das Ergebnis aussehen soll. Der Check weist solche Lücken deshalb getrennt aus. Die tiefste offene Stufe unterhalb des stärksten Signals ist meist der lohnendere nächste Schritt.
Betriebsfähig verankert. Es gibt Verantwortliche für den Ablauf, klare Kriterien für ein gutes Ergebnis und einen Rhythmus, in dem angepasst wird. Vorlagen, Datenanbindungen und Automationen altern, wenn sich Prozesse oder Werkzeuge ändern. Ohne diese Stufe bleibt auch ein gut gebauter Ablauf fragil.
Stufe 3 fragt bewusst nicht, ob die KI auf eure Daten zugreifen kann, sondern ob geklärt ist, welche Daten sie nutzen darf. Postfächer, Ablagen und CRM-Systeme enthalten personenbezogene Daten, Preise und Verträge. Die Abgrenzung gehört deshalb an den Anfang der Anbindung, nicht ans Ende. Mehr dazu in DSGVO und KI ohne Panik.
Im Erstgespräch gehen wir genau diesen einen Vorgang durch und legen fest, welcher Schritt als Erstes umgesetzt wird.
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