Was bringt uns ein Firmengedächtnis bei ständigen Rückfragen?
Wie oft am Tag wird jemand unterbrochen, weil etwas nicht aufgeschrieben ist, und wie lange dauert das inklusive Wiedereinstieg in die eigentliche Arbeit.
gebundener Aufwand/Monat≈ 0 €
Mitware strukturiert Erfahrungswissen, Dokumente und Informationen aus bestehenden Systemen und macht sie per Chat zugänglich. Der Wissensspeicher läuft lokal auf einer Box in eurem Betrieb, mit rollenbasierten Zugängen und exportierbaren Daten.
In vielen Betrieben verteilt sich Wissen auf Menschen, E-Mails, Ordner und einzelne Systeme. Das kostet Zeit beim Suchen, Nachfragen und Einarbeiten. Ein strukturiertes Wissenssystem bündelt diese Informationen und macht sie für berechtigte Mitarbeitende gezielt abrufbar.
der Arbeitszeit werden laut Atlassian State of Teams 2025 im Durchschnitt für die Suche nach Antworten aufgewendet.
Atlassian · State of Teams 2025 · 12.000 Wissensarbeiter und 200 FührungskräfteWenn erfahrene Mitarbeitende ausfallen oder wechseln, ist dokumentiertes Wissen leichter übergebbar. Neue Kolleginnen und Kollegen können auf vorhandene Informationen, Abläufe und Entscheidungen zugreifen, statt sie im Alltag neu zusammentragen zu müssen.
Mitware baut diese Wissensbasis so auf, dass Inhalte strukturiert, rollenbasiert und per Chat abrufbar sind.
Werte wie die 25 % oben sind Durchschnitt. Hier rechnet ihr in zwei Minuten mit euren eigenen Zahlen: fünf Überschlagsrechnungen zu Rückfragen, doppelt gelösten Problemen, vergessenen Zusagen, Entscheidungsverzug und der Abhängigkeit von einzelnen Köpfen. Pi mal Daumen genügt, kein Gutachten.
Eine bestimmte Schlüsselperson geht bald? Den konkreten Fall mit Übergabelücke und Wissensaufbau rechnet der detaillierte Wissensverlust-Rechner →
Wie oft am Tag wird jemand unterbrochen, weil etwas nicht aufgeschrieben ist, und wie lange dauert das inklusive Wiedereinstieg in die eigentliche Arbeit.
Nicht mehr auffindbar heißt nicht mehr da, das Rad wird ein zweites Mal erfunden.
Niemand mehr weiß von der Ausnahme, die dem Kunden mal zugesagt wurde, bis die Reklamation kommt.
Erst muss beim Chef nachgefragt werden, bis dahin ist der Kunde manchmal schon weg. Nur Vorgänge zählen, bei denen die Verzögerung wirklich der Grund war.
Wartezeit anderer, weil nur eine Person entscheiden oder etwas beantworten kann. Als Spanne gerechnet, weil sich das selten genau messen lässt.
Zwei Rechnungen dazu, was dokumentiertes Wissen bei jeder Neueinstellung spart.
Tage bis zur vollen Produktivität heute gegen Tage mit Firmengedächtnis. Die Differenz mal dem Wert eines produktiven Tages ist die früher nutzbare Arbeitskraft.
Jede Einarbeitung kostet nicht nur den Neuen Zeit, sondern zieht auch einen erfahrenen Kollegen von seiner eigentlichen Arbeit ab.
Dieselbe Stunde nur einmal zählen: Rückfragen, doppelt gelöste Probleme und Wartezeiten betreffen oft dieselben Minuten. Was die Übergabelücke bei einem konkreten Weggang kostet, rechnet der Wissensverlust-Rechner, das Gesamtbild über alle Bereiche der KI-ROI-Rechner.
Wir bündeln Wissen aus Dokumenten, E-Mails, strukturierten Daten und Erfahrungswissen in einem gepflegten Wissensspeicher. Berechtigte Mitarbeitende können Inhalte per Chat abfragen und erhalten Antworten mit nachvollziehbarer Quelle.
Strukturiert, gepflegt und lokal auf einer Box in eurem Betrieb.
Sechs Bausteine verbinden Erfahrungswissen, Dokumente, Datenquellen und Zugriffsrechte zu einer gepflegten Wissensbasis.
In einem geführten Gespräch von rund 90 Minuten erfassen wir Erfahrungswissen, Entscheidungen und Abläufe und überführen sie in eine strukturierte Wissensbasis.
Kundenvereinbarungen, Sonderkonditionen, Lieferantenwissen und dokumentierte Ausnahmewege werden strukturiert erfasst und auffindbar gemacht.
Kennzahlen können je nach Anbindung aus den vorgesehenen Quellen abgefragt und gemeinsam mit ihrem Kontext bereitgestellt werden.
Zugriffe werden rollenbasiert vergeben. Jede Person erhält eine eigene Kennung, und relevante Zugriffe können nachvollziehbar protokolliert werden.
Die Wissensbasis läuft auf einer Box in eurem Betrieb. Inhalte können in einem offenen Format exportiert werden. Die Absicherung der Box gehört zur technischen Einrichtung.
Wir pflegen neue Inhalte ein und aktualisieren veraltete Informationen, damit die Wissensbasis nachvollziehbar und aktuell bleibt.
Wir schauen gemeinsam, wo relevantes Wissen heute liegt, welche Informationen häufig gebraucht werden und womit der Einstieg sinnvoll ist.
Wir richten ein erstes abgegrenztes Stück eurer Wissensbasis ein, das ihr vier Wochen im Alltag testet. Die 790 € werden vollständig auf ein anschließend gewähltes Paket angerechnet.
Nach dem Pilot wird die Wissensbasis im gewählten Umfang ausgebaut und mit den vereinbarten Systemen verbunden.
Wir aktualisieren Inhalte und pflegen neues Wissen ein. Das Team greift per Chat entsprechend der eingerichteten Zugriffsrechte darauf zu.
In inhabergeführten Betrieben ist ein großer Teil des Wissens häufig bei der Geschäftsführung gebündelt: Kundenvereinbarungen, Abläufe, Lieferantenwissen und Entscheidungen, die sich über Jahre entwickelt haben. Eine strukturierte Wissensbasis macht diese Informationen leichter übertragbar.
mittelständische Unternehmen könnten bis Ende 2029 jährlich stillgelegt werden. 57 % der mittelständischen Inhaberinnen und Inhaber sind 55 Jahre oder älter. Vor 20 Jahren waren es 20 %.
KfW Research · Nachfolge-Monitoring Mittelstand 2025 · Januar 2026Bei Nachfolge oder Verkauf hilft dokumentiertes Wissen dabei, Abläufe, Kundeninformationen und betriebliche Entscheidungen an die nächste Verantwortungsebene zu übergeben.
Früh strukturiertes Firmenwissen unterstützt damit die Übergabefähigkeit des Betriebs und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern.
Tools und KI-Modelle können sich ändern. Deshalb bauen wir die Wissensbasis so auf, dass Inhalte exportierbar bleiben und nicht an ein einzelnes KI-Modell gebunden sind. Der strukturierte Wissensbestand kann dadurch auch mit anderen technischen Komponenten weiterverwendet werden.
Der Einstieg erfolgt über einen vierwöchigen Pilot für 790 €. Danach stehen drei Ausbaustufen zur Verfügung, abhängig von Wissensumfang, Funktionen und benötigten Anbindungen.
Für 790 € richten wir in vier Wochen ein erstes abgegrenztes Stück eurer Wissensbasis ein. Vorab legen wir gemeinsam ein überprüfbares Erfolgskriterium fest. Nach dem Pilot entscheidet ihr, welche Ausbaustufe zum tatsächlichen Bedarf passt. Die 790 € werden vollständig auf die Einrichtung angerechnet.
Die genannten Preise gelten für den Standardumfang eines kleinen Betriebs. Größere Wissensbestände oder zusätzliche Anbindungen kalkulieren wir individuell. Für KI-gestützte Antworten benötigen wir die relevanten Inhalte, Datenquellen und Freigaben.
Mitware betreibt ein eigenes Wissenssystem nach demselben Grundprinzip. Im Erstgespräch zeigen wir, wie Informationen strukturiert, abgefragt und gepflegt werden.
Wir nutzen unser Wissenssystem im laufenden Betrieb und können den Aufbau und die Nutzung im Erstgespräch direkt zeigen.
Die Wissensbasis läuft lokal im Betrieb und bleibt exportierbar, damit Inhalte unabhängig von einzelnen Tools weiterverwendet werden können.
Die Wissensbasis wird lokal betrieben. Fernwartung erfolgt nur über die dafür vereinbarten Zugänge und Berechtigungen.
Wir legen fest, welche Inhalte das System beantworten darf, welche Datenquellen verwendet werden und wann eine Frage an eine Person weitergegeben wird.
Die wichtigsten Grundlagen zu Firmenwissen, Wissensbasis, lokalem Betrieb, Zugriffsrechten und Pflege kompakt in einem PDF. Zum Nachlesen, Weitergeben und Besprechen im Team.
Wissensmanagement Whitepaper herunterladen (PDF) →
Oder per E-Mail zuschicken lassen:
Wir schauen gemeinsam, wo relevantes Wissen heute liegt, welche Informationen häufig gebraucht werden und womit eine zentrale Wissensbasis sinnvoll starten kann.
Erstgespräch anfragen →Standardmäßig lokal auf einer kleinen Box in eurem Betrieb. Inhalte lassen sich jederzeit in einem offenen Format exportieren. Cloud-Modelle kommen nur als bewusste Ausnahme zum Einsatz, mit klarem Hinweis, wann das der Fall ist.
Die Wissensbasis kann lokal im Betrieb laufen. Für die datenschutzrechtliche Bewertung kommt es zusätzlich auf die verarbeiteten Daten, Zwecke, Zugriffsrechte, Löschregeln sowie technische und organisatorische Maßnahmen an. Diese Punkte werden bei der Einrichtung berücksichtigt.
Backup und Wiederherstellung gehören zur technischen Einrichtung. Welche Sicherungsstrategie eingesetzt wird, richtet sich nach Wissensumfang, Box und angeschlossenen Datenquellen. Die Wiederherstellung wird dabei als eigener Prozess berücksichtigt.
Fernwartung erfolgt über die dafür vereinbarten Zugänge und Berechtigungen. Zugriffe werden auf die benötigten Personen und Aufgaben begrenzt. Soweit Mitware personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet, wird die dafür erforderliche Auftragsverarbeitung entsprechend geregelt.
Die Wissensbasis wird so aufgebaut, dass Inhalte exportiert und unabhängig von einem einzelnen KI-Modell weiterverwendet werden können. Dadurch bleibt der Wissensbestand auch bei einem späteren Wechsel der technischen Komponenten nutzbar.
Der Kern steht nach einem geführten Gespräch von rund 90 Minuten: ihr schildert die Abläufe, wir strukturieren mit. Danach kommen Zugänge und Feinschliff dazu.
Der Einstieg ist der 4-Wochen-Pilot für 790 €, vollständig auf das anschließend gewählte Paket anrechenbar. Danach: S 2.500 € Einrichtung plus ab 199 €/Monat, M 4.500 € plus ab 390 €/Monat, L 7.000 € plus ab 690 €/Monat. Die Preise gelten für den Standardumfang eines kleinen Betriebs.
Dafür gibt es den Rechner auf dieser Seite. Er verwendet eure eigenen Angaben zu Rückfragen, doppelter Arbeit, Entscheidungsverzögerungen, Einarbeitung und weiteren Wissenskosten. Für einen konkreten Mitarbeiterwechsel steht zusätzlich der Wissensverlust-Rechner zur Verfügung.
Das Wissenssystem eignet sich besonders für Betriebe, in denen wichtiges Erfahrungswissen, Abläufe oder Kundeninformationen auf mehrere Personen, Dokumente und Systeme verteilt sind. Der sinnvollste Einstieg ist ein klar abgegrenzter Wissensbereich, der im Alltag regelmäßig gebraucht wird.
Eine strukturierte Wissensbasis macht Abläufe, Kundenwissen und betriebliche Entscheidungen leichter übertragbar. Das kann die Einarbeitung einer Nachfolge unterstützen und die Abhängigkeit von einzelnen Wissensträgern reduzieren.
Mit einem kostenlosen Erstgespräch. Danach entscheidet ihr, ob der 4-Wochen-Pilot der richtige Einstieg ist.