Das Wissen, das euren Betrieb wirklich trägt, steckt heute in einzelnen Köpfen und verstreut in Mails und Ordnern. Wir machen daraus ein strukturiertes Gedächtnis, das jeder im Team per Chat abfragen kann, DSGVO-lokal auf einer Box bei euch im Haus. Kein weiteres Tool, das im Alltag untergeht, sondern ein Gedächtnis, das euch gehört und bleibt, auch wenn jemand geht.
In den meisten Betrieben sitzt das eigentliche Know-how bei einer Handvoll Schlüsselleute: der erfahrene Meister, die Kollegin, die jeden Kunden kennt, der Kollege, der weiß, warum ein Ablauf so und nicht anders läuft. Nichts davon steht geordnet an einem Ort, also wird gesucht, nachgefragt, unterbrochen. Ein spürbarer Teil der Woche geht dafür drauf, statt in die eigentliche Arbeit.
der Arbeitszeit gehen im Schnitt für die Suche nach Informationen drauf. Auf vier Leute gerechnet: einer ist den ganzen Tag mit Suchen beschäftigt, statt zu arbeiten.
Atlassian · State of Teams 2025 · 12.000 WissensarbeiterUnd irgendwann ist eine dieser Personen weg: im Urlaub, krank, gekündigt oder im Ruhestand. Mit ihr geht nicht nur ein Name von der Gehaltsliste, sondern das Wissen von Jahren, welche Kunden Sonderrechte haben, warum ein Ablauf genau so läuft, wo die stillen Fallstricke liegen. Genau der Mensch, der über Jahre zum Experten für euren Betrieb geworden ist.
Der Nachfolger fängt damit fast bei null an. Bis er die Leistung seines Vorgängers erreicht, vergehen im Schnitt rund acht Monate. Acht Monate, in denen ihr volles Gehalt für halbe Leistung zahlt, der Rest des Teams die Lücke auffängt und Kunden die Reibung spüren. Das über Jahre gewachsene Wissen ist dann nicht übergeben, sondern verloren, und wird ein zweites Mal teuer aufgebaut.
Dieses Wissen jetzt zu sichern kostet einen Bruchteil dessen, es später neu aufzubauen. Und den Zeitpunkt sucht ihr euch nicht aus. Mitware baut und pflegt den Layer, der das auffängt, bevor der Tag kommt: euer Wissen, einmal aufgenommen und danach per Chat abrufbar, für jeden im Team, mit den Rechten, die er haben soll. Ohne dass ihr eure Firmendaten dafür an ChatGPT in die USA geben müsst.
Heute ist jede Frage ein kleiner Suchlauf: jemanden anrufen, im Postfach wühlen, im Ordner blättern. Wir bündeln das verstreute Wissen zu einem gepflegten Gedächtnis, das die meisten Fragen in Sekunden beantwortet, ohne dass jemand seine Arbeit dafür unterbricht.
Strukturiert, gepflegt, DSGVO-lokal auf einer Box bei euch.
Sechs Bausteine, die aus verstreutem Erfahrungswissen etwas machen, das bleibt, auch wenn jemand nicht mehr da ist.
Ein geführtes Gespräch von rund 90 Minuten. Ihr redet, wir strukturieren mit und sichern das Erfahrungswissen, das sonst irgendwann unbemerkt mit einer Person aus dem Betrieb verschwindet.
Kundenversprechen, Sonderkonditionen, Lieferantenwissen, die stillen Ausnahmen. Genau das, was zum Problem wird, sobald der, der es weiß, gerade im Urlaub ist.
Umsatz, Liquidität, offene Forderungen, Auftragsbestand, immer aktuell aus der Quelle. Antworten, ohne dass erst jemand eine Tabelle zusammensucht.
Jede Person mit eigener Kennung. Jeder sieht, was er sehen soll, und nichts darüber hinaus, und ihr könnt nachvollziehen, wer wann worauf zugegriffen hat.
Eine kleine Box bei euch im Betrieb statt fremder Cloud-Server. Euer Wissen bleibt im Haus und jederzeit im Klartext exportierbar, ihr sitzt in keinem Anbieter fest. Die Absicherung der Box gehört dazu.
Wir halten es aktuell: veraltete Fakten raus, neue rein. Ein ungepflegtes Gedächtnis gibt bald falsche Antworten, auf die sich keiner mehr verlässt. Genau das verhindern wir.
Wir schauen gemeinsam, wo euer Wissen heute liegt und was ein Ausfall kosten würde. Ihr bekommt einen kurzen, ehrlichen Befund, unverbindlich.
Wir richten ein erstes echtes Stück eures Gedächtnisses ein, das ihr im Alltag testet. 790 €, voll auf das spätere Paket anrechenbar.
Läuft der Pilot, bauen wir euer Gedächtnis in der gewählten Stufe auf und binden eure Systeme an, von Hand, auf euren Betrieb zugeschnitten.
Wir halten es aktuell und pflegen neues Wissen ein. Ihr fragt es per Chat ab, jeden Tag, jeder mit den Rechten, die er haben soll.
In vielen kleinen Betrieben ist das Wissen nicht auf mehrere verteilt, sondern bei einer Person gebündelt: Der Inhaber weiß, wie jeder Kunde tickt, welcher Preis mit wem vereinbart ist, warum etwas so läuft und nicht anders. Das geht gut, solange er da ist.
Betriebe pro Jahr planen inzwischen die Schließung, erstmals mehr als die, die eine Nachfolge suchen. 57 % der Inhaber sind 55 oder älter, vor 20 Jahren waren es 20 %.
KfW-Nachfolgemonitoring · Januar 2026Spätestens bei einer Übergabe oder einem Verkauf wird genau das zum Thema. Ein Betrieb, der nur mit dem Inhaber im Haus funktioniert, ist schwer zu übergeben und im Verkauf weniger wert. Ein Nachfolger oder Käufer zahlt für einen Betrieb, der auch ohne die eine Person weiterläuft, nicht für einen, dessen Wert an einem Kopf hängt.
Wer sein Wissen früh strukturiert und digitalisiert, macht den Betrieb unabhängiger von einer einzelnen Person und damit übergabefähig und mehr wert, wenn der Zeitpunkt kommt. Genau dabei helfen wir, in Ruhe aufgebaut, statt hektisch am Ende.
Tools und KI-Modelle wechseln, ständig kommt ein neues dazu. Der Wissens-Layer, den wir aufbauen, bleibt bei euch, exportierbar, nicht in einem geschlossenen Format verschlossen. Fällt ein Tool weg, greift das nächste auf denselben Kontext zu. Wir sind bewusst ersetzbar angelegt, nicht die Firma, an der euer Wissen hängt.
Bevor die Preise kommen, die Gegenrechnung. Was ein Gedächtnis kostet, ist ein Bruchteil dessen, was ungesichertes Wissen jedes Jahr kostet:
Bewusst konservativ gerechnet: rund 3.600 € Arbeitgeberkosten pro Monat und Mitarbeiter (Bruttogehalt etwa 3.000 € plus Arbeitgeberanteile), nicht der Nettolohn. In den meisten Betrieben liegt der Wert höher, dann fallen die Kosten oben entsprechend größer aus. Grundlagen: Einarbeitung bis zur vollen Leistung im Schnitt rund acht Monate; etwa 25 % der Arbeitszeit gehen in die Informationssuche (Atlassian, State of Teams 2025).
Und das oben ist nur, was ihr nicht verliert. Dazu kommt, was ein Gedächtnis zusätzlich einbringt:
Größenordnungen aus unabhängigen Studien, als Orientierung, kein Versprechen. Was ein Gedächtnis in eurem Betrieb konkret bringt, hängt von euch und euren Daten ab.
Ihr müsst euch nicht vorab für ein Paket entscheiden. Der Pilot ist der Einstieg, egal welche Stufe später kommt: Für 790 € richten wir in vier Wochen ein erstes, echtes Stück eures Gedächtnisses ein, das ihr im Alltag ausprobiert. Vorab legen wir gemeinsam fest, woran ihr Erfolg messt, zum Beispiel fünf Fragen, die heute nur in einem Kopf liegen, korrekt beantwortet. Läuft es, entscheidet ihr in Ruhe, welche Stufe (S, M oder L) dazu passt, und die 790 € werden voll auf die Einrichtung angerechnet.
Die Preise der Pakete unten sind Einführungspreise für die ersten zehn Betriebe, danach gelten die regulären Preise. Wir richten jedes Gedächtnis von Hand ein, deshalb halten wir die Zahl bewusst klein. Das System wächst dann in drei Stufen mit, bis hin zu dem, das erste Aufgaben selbstständig vorbereitet.
Die genannten Preise sind Einführungspreise für die ersten zehn Betriebe; danach fällt der Rabatt weg und es gelten die regulären Preise. Sie gelten für den Standard-Umfang eines kleinen Betriebs; bei größerem Umfang oder zusätzlichen Anbindungen erstellen wir ein individuelles Angebot. Ein Gedächtnis, eine Wissenssuche und KI-gestützte Antworten können immer nur so gut sein wie das Wissen und die Daten, die ihr uns bereitstellt und freigebt: Was nicht aufgenommen oder freigegeben wird, kann das System nicht beantworten.
Wir reden nicht nur über Wissensmanagement, wir betreiben unser eigenes Firmengedächtnis täglich genau nach diesem Prinzip. Was wir bei euch aufbauen, läuft bei uns selbst im Einsatz. Im Erstgespräch zeigen wir es euch offen, das echte System, kein Verkaufsprospekt.
Unser eigenes Firmengedächtnis läuft jeden Tag nach genau diesem Prinzip. Im Erstgespräch zeigen wir euch live, wie es arbeitet, an unserem laufenden System.
Es liegt auf eurer eigenen Box im Haus, im Klartext exportierbar. Ihr zieht zur Not den Stecker, kein Lock-in, kein verschlossenes Format.
DSGVO-lokal verarbeitet. Fernwartung nur nach eurer Einzelfreigabe, durch benannte Personen, im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.
Die Zahlen auf dieser Seite sind Studien-Größenordnungen, jeweils mit Quelle.
Was die Übergabelücke bei einem konkreten Weggang kostet, rechnet der Wissensverlust-Rechner. Im KI-ROI-Rechner gibt es acht weitere Überschlagsrechnungen genau zu diesem Thema: doppelt gelöste Probleme, vergessene Sonderkonditionen, Entscheidungsverzug, ungeplanter Ausfall eines Wissensträgers, Einarbeitung neuer Mitarbeiter und der Wertverlust eines inhaberabhängigen Betriebs beim Verkauf.
Alle Grundlagen von dieser Seite kompakt zusammengefasst, zum Herunterladen und Weitergeben im Team.
Whitepaper direkt herunterladen (PDF) →
Oder per E-Mail zuschicken lassen:
Ob Urlaub, Wechsel oder Ruhestand, irgendwann kommt der Moment. Lasst uns vorher unverbindlich draufschauen, wie ihr euren Betrieb da absichert.
Erstgespräch buchen →Standardmäßig lokal auf einer kleinen Box bei euch im Betrieb, nicht auf einem fremden Server. Ihr könnt euer Wissen jederzeit im Klartext exportieren. Cloud-Modelle kommen nur als bewusste Ausnahme zum Einsatz, mit klarem Hinweis, wann das der Fall ist.
Im Lokal-Modus DSGVO-lokal: Verarbeitung findet auf eurer eigenen Box statt, kein Drittland-Transfer. Sobald bewusst eine Cloud-KI eingebunden wird, weisen wir das gesondert aus. Eine pauschale „DSGVO-konform“-Zusage ohne diese Einordnung geben wir nicht.
Euer Wissen liegt zusätzlich in verschlüsselten Sicherungskopien. Fällt die Box aus, spielen wir sie auf einem Ersatzgerät wieder ein, euer Wissen ist nicht verloren. Und gestohlen nützt die Box niemandem, weil die Daten verschlüsselt sind.
Nur benannte Personen von Mitware, und nur, wenn ihr den Zugriff im Einzelfall freigebt, kein Dauer-Zugang. Wer wann zugreifen darf und wie, steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.
Euer Wissen gehört euch, nicht uns. Es liegt exportierbar auf eurer eigenen Box. Wir sind bewusst ersetzbar angelegt, kein Lock-in, kein verschlossenes Format.
Der Kern steht nach einem geführten Gespräch von rund 90 Minuten: ihr redet, wir strukturieren mit. Danach kommen Zugänge und Feinschliff dazu, kein monatelanges Projekt.
Als Einführungspreis für die ersten zehn Betriebe: S 2.500 € Einrichtung plus ab 199 €/Monat, M 4.500 € plus ab 390 €/Monat, L 7.000 € plus ab 690 €/Monat; danach gelten die regulären Preise. Klingt nach viel, ist aber ein Bruchteil dessen, was ein verlorener Wissensträger (rund acht Monate volles Gehalt für halbe Leistung) oder ein Team, das ein Viertel seiner Zeit mit Suchen verbringt, jedes Jahr kostet. Einstieg über einen anrechenbaren Pilot, genauer Preis nach dem kostenlosen Erstgespräch.
Das merkt man erst, wenn es zu spät ist. Geht ein erfahrener Kopf, gehen Monate dafür drauf, sein Wissen neu aufzubauen, volles Gehalt für halbe Leistung, während Kunden die Reibung spüren und das Team die Lücke trägt. Ein gepflegtes Gedächtnis kostet einen Bruchteil davon und ist da, bevor der Fall eintritt.
Für Praxen und Heilberufe mit besonders sensiblen Gesundheitsdaten bieten wir das aktuell nicht an. Betriebe mit eigener IT-Abteilung, die sowas selbst bauen und pflegen können, brauchen uns vermutlich auch nicht.
Gerade dann. Ein Betrieb, dessen Wissen dokumentiert ist und nicht nur in einem Kopf steckt, läuft auch ohne diese Person weiter. Das macht ihn leichter übergebbar und im Verkauf mehr wert. Wer früh anfängt, hat bis zur Übergabe ein sauber gepflegtes Gedächtnis statt Zettelwirtschaft in letzter Minute.
Mit einem unverbindlichen Erstgespräch. Danach entscheidet ihr, ob der 4-Wochen-Pilot der richtige Einstieg ist.
Noch offen, ob es zu euch passt? Das klärt sich am schnellsten im Gespräch, unverbindlich und kostenlos.
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