21 einzelne Rechner zum Selbstausfüllen: Zeitersparnis durch einen KI-Telefonassistenten, Kosten von verlorenem Wissen, Aufwand fürs Onboarding, Einsparpotenzial durch Automatisierung. Eigene Zahlen eintragen und direkt berechnen, was das für einen kleinen Betrieb bedeutet. Pi mal Daumen genügt, kein Gutachten.
Passendes Angebot: KI-Telefonassistent, wenn das Telefon die Arbeit zerreißt, oder Automatisierung für Rückfragen und Copy-Paste.
Personen am Telefon mal Stunden pro Tag mal Stundenlohn, das ist die Arbeitszeit, die ein KI-Telefonassistent auffangen kann, nicht alles, aber der Löwenanteil vom reinen Telefonieren.
Passt, wenn es eine feste Telefon-/Empfangskraft gibt.
Gibt es keine feste Telefon-Kraft, wie in vielen Handwerksbetrieben, klingelt es beim Chef oder auf der Baustelle. Unterbrechungen pro Tag mal Minuten inklusive Wiedereinstieg mal Stundensatz, oft der teuerste Satz im Betrieb.
Statt oder zusätzlich zur Karte oben.
Reine Gesprächszeit ist nicht alles. Notizen, CRM-Eintrag, Rückruf-Terminierung oder eine Bestätigungsmail kommen bei jedem Anruf oben drauf.
Wie oft am Tag wird jemand unterbrochen, weil etwas nicht aufgeschrieben ist, und wie lange dauert das inklusive Wiedereinstieg in die eigentliche Arbeit.
Einfach fragen, wie viele Stunden pro Woche pro Person dafür draufgehen.
Passendes Angebot: Automatisierung für mehr Durchsatz ohne zusätzliche Stelle, oder der Rahmen dahinter.
Was würde die Person tun, wenn sie nicht mehr telefonieren müsste, meistens umsatzwirksamer als reine Erreichbarkeit.
Teilt sich die Stunde mit „Direkte Ersparnis“ oben, entweder als Kosten gespart oder als neuer Umsatz zählen, nicht addieren.
Die eingesparten Stunden aufs Jahr gerechnet und ins Verhältnis zu einer Vollzeitstelle gesetzt.
Wird erst zu echter Ersparnis, wenn dadurch tatsächlich eine Einstellung entfällt oder Stunden reduziert werden.
Anfragen, die schätzungsweise nicht durchkommen, weil beide Leitungen belegt sind, mal Abschlussquote mal Auftragswert.
Passendes Angebot: KI-Telefonassistent für Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten.
Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge machen echte Rund-um-die-Uhr-Erreichbarkeit mit Menschen teuer. Die KI kostet nachts nicht mehr als mittags.
Wer zuerst antwortet, kriegt oft den Auftrag. Unterschied in der Abschlussquote zwischen sofort und ein paar Stunden später schätzen.
Nur aussagekräftig, wenn beide Abschlussquoten aus echten Zahlen stammen und die Kapazität für die Mehraufträge da ist.
Abende, Wochenenden und Feiertage sind für viele Privatkunden die einzige Zeit, sich zu melden, genau dann ist zu.
Zwei Leute führen nur zwei Gespräche gleichzeitig, der Rest landet in der Warteschleife und ruft oft nicht zurück.
Mittagspause, Urlaub, Krankheit, Baustellentermin: Stunden pro Woche, in denen niemand ans Telefon geht. Gezählt wird nur, wer sich nicht später nochmal meldet.
Passendes Angebot: Wissensmanagement, damit Betriebswissen nicht an einzelnen Köpfen hängt.
Nicht mehr auffindbar heißt nicht mehr da, das Rad wird ein zweites Mal erfunden.
Niemand mehr weiß von der Ausnahme, die dem Kunden mal zugesagt wurde, bis die Reklamation kommt.
Erst muss beim Chef nachgefragt werden, bis dahin ist der Kunde manchmal schon weg. Nur Vorgänge zählen, bei denen die Verzögerung wirklich der Grund war.
Anders als Urlaub kommt Krankheit oder ein Unfall ohne Vorwarnung, der Schaden ist oft größer.
Wartezeit anderer, weil nur eine Person entscheiden oder etwas beantworten kann. Als Spanne gerechnet, weil sich das selten genau messen lässt.
Der Aufwand, operative Inhaberaufgaben so festzuhalten, dass eine Vertretung oder ein Nachfolger sie übernehmen kann. Das ist keine Unternehmensbewertung.
Passendes Angebot: Wissensmanagement, damit Einarbeitung nicht jedes Mal bei null anfängt.
Tage bis zur vollen Produktivität heute gegen Tage mit Firmengedächtnis. Die Differenz mal dem Wert eines produktiven Tages ist die früher nutzbare Arbeitskraft.
Jede Einarbeitung kostet nicht nur den Neuen Zeit, sondern zieht auch einen erfahrenen Kollegen von seiner eigentlichen Arbeit ab.
Fünf grobe, eigene Schätzwerte statt der Einzel-Rechner oben zusammengezählt, sonst zählt man doppelt. Für den Gesamteindruck, wenn man wirklich alles einsetzt.
Wie diese Zahlen zu lesen sind. Der Rechner soll einen Überblick über die Größenordnung geben, keine Kalkulation auf den Euro genau. Die voreingetragenen Werte sind gängige Orientierungsgrößen für einen kleinen Betrieb, damit sofort eine Hausnummer dasteht. Überschreib sie mit deinen echten Zahlen, dann wird es aussagekräftig.
Zwei Dinge, die jede solche Rechnung schnell zu optimistisch machen: Gesparte Zeit wird erst dann zu gespartem Geld, wenn sie tatsächlich in mehr Aufträge, weniger Überstunden oder eine nicht nötige Neueinstellung fließt. Und dieselbe Stunde darf nur einmal gezählt werden, entweder als gesparte Kosten oder als neuer Umsatz.
Nicht einfach alles addieren. Die Rechner überschneiden sich bewusst, damit jeder Betrieb die passende Frage findet. Telefonzeit, Unterbrechungen und Nacharbeit betreffen oft dieselben Minuten. Und ein verlorener Auftrag gehört nur zu einer Ursache, nicht gleichzeitig zu verpasstem Anruf, später Reaktion und langsamer Entscheidung. Addiere nur, was du getrennt gemessen hast.
Ob sich KI bei dir überhaupt lohnt, klärt Lohnt sich KI für mein Unternehmen. Fürs Telefon gibt es den KI-Telefonassistenten, fürs Firmengedächtnis das Wissensmanagement, für wiederkehrende Abläufe die Automatisierung. Speziell für Shopware gibt es einen eigenen Kosten-Rechner.
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, welche dieser Rechnungen bei euch tatsächlich greifen.
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