Was kostet uns manuelles Suchen und Copy-Paste zwischen Systemen?
Einfach fragen, wie viele Stunden pro Woche pro Person dafür draufgehen.
manueller Aufwand/Monat≈ 0 €
Wiederkehrende Aufgaben, Dokumente und interne Abläufe automatisiert Mitware mit KI. Das Ergebnis: weniger Klickarbeit, weniger Fehler, mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
In fast jedem Betrieb laufen dieselben Abläufe Woche für Woche von Hand: Daten von A nach B kopieren, Dokumente sortieren, Standard-Mails tippen, Listen pflegen. Es fällt nicht auf, weil es immer schon so war. Aber es kostet Stunden, die im Kerngeschäft fehlen, und jede manuelle Übergabe ist eine Fehlerquelle.
Genau diese Abläufe lassen sich mit KI verketten und automatisch auslösen, ohne dass ihr eure Software wechseln müsst.
Drei Überschlagsrechnungen mit euren eigenen Zahlen: was manuelle Übergaben heute kosten, was die frei werdende Zeit bringen kann und welchem Anteil einer Stelle das entspricht. Pi mal Daumen genügt, kein Gutachten.
Einfach fragen, wie viele Stunden pro Woche pro Person dafür draufgehen.
Was würde die Person tun, wenn sie diese Handarbeit nicht mehr hätte, meistens umsatzwirksamer als das Kopieren selbst.
Dieselbe Stunde nur einmal zählen: entweder als gesparte Kosten in der Rechnung links oder als neuer Ertrag hier, nicht beides.
Die eingesparten Stunden aufs Jahr gerechnet und ins Verhältnis zu einer Vollzeitstelle gesetzt.
Wird erst zu echter Ersparnis, wenn dadurch tatsächlich eine Einstellung entfällt oder Stunden reduziert werden.
Das Gesamtbild über alle Bereiche, vom Telefon bis zum Onboarding, liefert der KI-ROI-Rechner. Und welcher Ablauf bei euch zuerst dran ist, klären wir im Erstgespräch.
Das heißt im Betrieb: keine manuellen Übergaben mehr zwischen Postfach, Tabelle und System, kein Copy-and-paste, Nachfassen läuft automatisch. Nach dem Auslöser läuft der definierte Ablauf Schritt für Schritt automatisch weiter. Manuelle Datenübertragungen zwischen den einzelnen Schritten entfallen.
Jede manuelle Übergabe kostet Zeit. Automatisiert läuft dieselbe Kette aus einem Auslöser durch, ohne Zwischengriff.
Wir bauen genau diese Ketten, angefangen bei dem Ablauf, der die meiste Zeit bindet.
Sechs Stellen, an denen sich Handarbeit fast immer findet, und fast immer streichen lässt.
Erfassen, auslesen, sortieren und vorausfüllen. Aus PDF, Foto oder Formular wird strukturierte Information, ohne Abtippen. Wenn an den Unterlagen eine wiederkehrende Entscheidung hängt, wird daraus eine Prüfstrecke mit festen Kriterien.
Informationen zwischen Tools, Tabellen und Postfächern automatisch übertragen, statt sie von Hand zu kopieren.
Wiederkehrende Abläufe verketten und automatisch auslösen: Freigaben, Erinnerungen, Statuswechsel.
E-Mail- und WhatsApp-Strecken für Onboarding und Nachfassen. Automatisch ausgelöst, aber persönlich formuliert.
Zahlen aus mehreren Quellen zusammenführen und als fertigen Report ausgeben, statt jede Woche Tabellen zusammenzusuchen.
Wir arbeiten mit dem, was ihr habt, und verbinden eure Systeme, statt sie zu ersetzen.
Wir schauen uns den Ablauf an, der euch am meisten Zeit bindet, und zerlegen ihn in seine Schritte.
Wir automatisieren zuerst den einen Schritt mit dem klarsten Nutzen.
Läuft er sauber und spart er echt Zeit, bleibt er. Wenn nicht, justieren wir nach, bevor wir weitergehen.
Erst wenn ein Schritt trägt, kommt der nächste dazu. So wächst ein System, das wirklich genutzt wird.
Drei Prinzipien bestimmen, wie wir Automatisierungen bauen.
Berechnungen laufen über feste Rechenlogik. Für verbindliche Kalkulationen verwenden wir definierte Formeln, Regeln oder dafür vorgesehene Systeme. KI kann Werte aus Dokumenten erfassen, zuordnen und Ergebnisse erläutern. Die eigentliche Berechnung erfolgt an einer fest definierten Stelle. So liefert dieselbe Eingabe dieselbe Berechnung.
Folgenreiche Schritte erhalten definierte Freigaben. Aktionen mit Außenwirkung oder finanziellen Folgen werden mit passenden Freigabestufen aufgebaut. Wenn ein Ablauf zuverlässig funktioniert und die vorgesehenen Prüfungen bestanden hat, kann der Automatisierungsgrad gezielt angepasst werden.
Kontaktprozesse werden kontrolliert automatisiert. Automatisierte Kommunikation bauen wir entlang definierter Zielgruppen, Kontaktregeln und Freigaben auf. Qualifizierung und Nachfassen bei bestehenden Kontakten lassen sich dadurch systematisch automatisieren. Rechtliche Anforderungen an die jeweilige Kontaktaufnahme werden bereits bei der Prozessgestaltung berücksichtigt.
Sie bleibt in der Regel bestehen. Wir verbinden eure vorhandenen Tools und automatisieren die Abläufe dazwischen. Ein Wechsel kommt nur in Frage, wenn ein System gar keine Anbindung erlaubt.
Datenschutz ist Teil der Planung. Wir klären vorab, welche Daten verarbeitet werden, und richten die Abläufe DSGVO-konform ein. Sensible Daten bleiben, wo sie hingehören.
Das hängt vom Ablauf ab. Ein einzelner klar abgegrenzter Prozess ist überschaubar, ein vernetztes System wächst mit. Wir starten mit dem Hebel, der sich am schnellsten rechnet.
Mit dem einen Ablauf, der euch am meisten nervt. Nennt ihn uns, und wir zeigen, was sich davon automatisieren lässt.
Jeder neue Ablauf wird im Alltag getestet: Läuft er sauber und spart er echt Zeit, bleibt er. Wenn nicht, passen wir ihn an, statt zum nächsten Schritt überzugehen.
Ein einzelner, klar abgegrenzter Ablauf mit dem klarsten Nutzen. Typische Einstiege sind Dokumente erfassen und sortieren oder Daten zwischen Tools übertragen, weil der Effekt hier sofort sichtbar wird.
Weniger Klickarbeit, mehr Zeit fürs Kerngeschäft. Wir automatisieren die wiederkehrenden, mechanischen Schritte, die Menschen ohnehin nicht gern machen, damit die Zeit in Aufgaben fließt, die echtes Urteilsvermögen brauchen.
Das hängt daran, wie komplex der Ablauf ist und wer ihn später anfassen soll. Werkzeuge wie n8n haben eine Oberfläche, in der auch jemand ohne Programmierkenntnisse sehen kann, was passiert, und kleine Änderungen selbst macht. Das ist bei einfachen Ketten wie Formular, Prüfung, E-Mail, Eintrag ein echter Vorteil. Sobald mehrere Datenquellen, eigene Rechenlogik oder größere Datenmengen dazukommen, wird der Baukasten unhandlich und teurer als eine saubere Umsetzung. Wir entscheiden das pro Ablauf, nicht als Grundsatzfrage.
Alles läuft auf euren Konten und Zugängen, nicht auf unseren. Zu jedem Ablauf gehört eine Dokumentation, die beschreibt, was er tut, woran er hängt und was bei einer Störung zu prüfen ist. Damit kann ein anderer Dienstleister oder euer eigener IT-Mensch übernehmen.
Der betroffene Schritt stoppt, und das ist so vorgesehen. Wir bauen Abläufe so, dass sie im Fehlerfall anhalten und eine Meldung auslösen. Die Anpassung selbst ist meist eine Sache von Stunden.
Kleinere Änderungen ja, etwa Texte, Empfänger, Schwellenwerte oder Zeitpunkte. Genau dafür wählen wir bei einfachen Abläufen bewusst Werkzeuge mit Oberfläche. Bei tieferen Eingriffen in die Logik ist es meist günstiger, uns kurz zu fragen, als eine Woche zu suchen. Was ihr selbst ändern könnt und was nicht, sagen wir bei der Übergabe klar.
Drei Posten: die Plattform, falls eine im Spiel ist, der Verbrauch der KI-Modelle, und die Betreuung. Die Modellkosten sind bei typischen KMU-Mengen der kleinste Posten, weil ein Ablauf nur wenige Sekunden Rechenzeit braucht. Teuer wird es an anderer Stelle: bei Lizenzen, die weiterlaufen, obwohl sie niemand nutzt. Deshalb prüfen wir das bei jedem Ablauf mit.
Die Arbeit verschiebt sich dabei vom Machen zum Prüfen, und genau dieser Teil wird kürzer. Wir messen vorher, wie lange die Aufgabe heute dauert, damit ihr die Ersparnis hinterher in Stunden und Euro vor euch habt.
Alle Grundlagen von dieser Seite kompakt zusammengefasst, zum Herunterladen und Weitergeben im Team.
Mitware betreibt ein eigenes KI-Ops-System, intern Jarvis genannt, das tägliche Abläufe im eigenen Betrieb steuert, von Projektübersicht bis wiederkehrender Kommunikation.
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Oder per E-Mail zuschicken lassen:
Achtstufige Prüfstrecke für Unterlagen, die immer wieder nach denselben Kriterien bewertet werden, mit Beispielausgabe.
Von der Bestellung bis zum Versand: welche Systeme beteiligt sind und wo ein Mensch eingreift.
Telefonie, Buchhaltung und Fachanwendungen so verbinden, dass Daten nicht doppelt gepflegt werden.
Nenn uns den nervigsten wiederkehrenden Ablauf, und wir zeigen, was sich automatisieren lässt.
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